حسابداری مغازه به زبان ساده: راهنمای کامل برای مغازه‌دارها
· ۴ دقیقه مطالعه
بیشتر مغازه‌دارها حسابداری نخوانده‌اند و لازم هم نیست بخوانند. چیزی که لازم دارید یک عادت ساده است: هر پولی که می‌آید یا می‌رود، و هر چیزی که نسیه می‌دهید یا می‌گیرید، همان لحظه یک جا ثبت شود. این راهنما می‌گوید دقیقاً چه چیزهایی را ثبت کنید و از آن‌ها چه جواب‌هایی بگیرید.
حساب‌وکتاب مغازه باید به چهار سؤال جواب بدهد
هر روش حساب‌وکتابی، چه دفتر کاغذی چه نرم‌افزار، وقتی به درد می‌خورد که هر لحظه بتوانید به این چهار سؤال جواب بدهید:
- الان چقدر پول دارم؟ نقد توی دخل، موجودی هر حساب بانکی و کارت‌خوان.
- چه کسانی به من بدهکارند و چقدر؟ نسیه‌ی مشتری‌ها و طلب از همکارها.
- من به چه کسانی بدهکارم؟ تأمین‌کننده‌ها، همکارها و چک‌هایی که داده‌ام.
- این ماه واقعاً سود کردم؟ نه «فروش منهای خرید»، بلکه فروش منهای بهای همان کالاهایی که فروختید و هزینه‌ها.
اگر یکی از این‌ها را نمی‌دانید، مشکل از حساب‌وکتاب است، نه از کسب‌وکار.
چه چیزهایی را باید ثبت کنید
| کار روزانه | چه چیزی ثبت شود | روی چه چیزی اثر دارد |
|---|---|---|
| فروش | فاکتور با ردیف‌ها، تخفیف و مبلغ کل | فروش، طلب از مشتری (اگر نسیه باشد) |
| دریافت پول | مبلغ، از چه کسی، نقد یا کارت‌خوان یا کارت‌به‌کارت | موجودی صندوق یا بانک، کم شدن طلب |
| خرید جنس | فاکتور خرید از تأمین‌کننده | موجودی کالا، بدهی به تأمین‌کننده |
| هزینه | اجاره، قبض، دستمزد، حمل | سود و زیان، موجودی صندوق |
| چک | مبلغ، سررسید، شناسه‌ی صیادی | طلب یا بدهی، موجودی بانک در روز وصول |
نکته‌ی مهم این است که هر کار فقط یک بار ثبت شود. اگر فروش را در دفتر فروش نوشتید و نسیه‌اش را جدا در دفتر نسیه، دیر یا زود یکی از دو دفتر جا می‌ماند. در یک نرم‌افزار درست، فاکتور نسیه خودش طلب مشتری را زیاد می‌کند و دریافت پول خودش آن را کم می‌کند.
دخل و خرج روزانه
آخر هر روز موجودی دخل را بشمارید و با عدد ثبت‌شده مقایسه کنید. اگر فرق داشت، معمولاً یکی از این سه است: هزینه‌ی کوچکی که ثبت نشده (چای، کرایه)، دریافتی که با کارت‌خوان بوده ولی نقد ثبت شده، یا برداشت شخصی. برداشت شخصی را هم ثبت کنید؛ پول مغازه و جیب شما باید جدا بماند.
پول کارت‌خوان را جدا از نقد نگه دارید. کارت‌خوان به حساب بانکی واریز می‌شود و اگر همه را «نقد» ثبت کنید، موجودی دخل همیشه کمتر از عدد دفتر است.
طلب و بدهی: جایی که بیشترین پول گم می‌شود
در مغازه‌های کوچک، بیشترین ضرر از فروش کم نیست؛ از نسیه‌ای است که یادتان رفته. برای هر مشتری و همکار یک «حساب» داشته باشید که هر فاکتور و هر دریافت در آن بنشیند و مانده همیشه معلوم باشد. جزئیات این کار را در راهنمای دفتر نسیه نوشته‌ایم.
چک‌ها
چک دریافتی تا روز وصول پول نیست، فقط طلبی است که تاریخ دارد. چک‌ها را با سررسید و شناسه‌ی صیادی ثبت کنید و هر هفته فهرست چک‌های نزدیک به سررسید را ببینید. راهنمای مدیریت چک را بخوانید.
سود واقعی را چطور حساب کنیم
خیلی‌ها سود ماه را این‌طور حساب می‌کنند: کل فروش منهای کل خرید. این عدد گمراه‌کننده است، چون ممکن است این ماه جنس زیادی خریده باشید که هنوز روی قفسه است. سود درست این است:
سود = فروش − بهای خرید همان کالاهایی که فروخته شد − هزینه‌های ماه
برای این حساب باید بدانید هر کالا را به طور میانگین چند خریده‌اید. اگر فروشگاه دارید، انبارداری ساده این کار را خودکار می‌کند.
فاکتور: هم برای شما، هم برای مشتری
فاکتور فقط برگه‌ای برای مشتری نیست؛ پایه‌ی همه‌ی حساب‌های شماست. فاکتوری که شماره، تاریخ، ردیف‌ها و مبلغ به حروف دارد، جلوی اختلاف بعدی با مشتری را می‌گیرد. در نمونه فاکتور فروش گفته‌ایم یک فاکتور خوب چه چیزهایی دارد.
اگر کارگاه خدماتی دارید
در تراشکاری، تعمیرگاه یا خیاطی، کار امروز گرفته می‌شود و چند روز بعد تحویل می‌شود. اینجا علاوه بر فاکتور، «کارت کار» لازم دارید: چه کاری، برای چه کسی، چه بیعانه‌ای گرفته شد و الان در چه مرحله‌ای است. حساب‌وکتاب تعمیرگاه و کارگاه را ببینید.
دفتر کاغذی، Excel یا نرم‌افزار؟
- دفتر کاغذی: ارزان و آشناست، ولی جمع زدن، پیدا کردن مانده‌ی یک مشتری و فهمیدن سود ماه وقت‌گیر است و دفتر ممکن است گم شود.
- Excel: جمع‌ها را خودش می‌زند، ولی روی گوشی سخت است، چند نفر هم‌زمان نمی‌توانند رویش کار کنند و یک فرمول اشتباه همه‌ی عددها را خراب می‌کند.
- نرم‌افزار آنلاین: هر کار یک بار ثبت می‌شود و همه‌ی گزارش‌ها از همان ساخته می‌شود؛ روی گوشی و کامپیوتر یکی است و پشتیبان دارد. باید ساده باشد وگرنه کنار گذاشته می‌شود.
اگر هر روز بیش از چند فاکتور می‌زنید یا بیش از ده مشتری نسیه دارید، وقتش است دفتر کاغذی را کنار بگذارید.
از کجا شروع کنیم
- موجودی امروز دخل و هر حساب بانکی را بنویسید.
- فهرست کسانی که به شما بدهکارند و کسانی که به آن‌ها بدهکارید، با مبلغ.
- چک‌های در جریان با سررسید.
- از فردا هر فروش، دریافت، پرداخت و هزینه را همان لحظه ثبت کنید.
همین چهار قدم را در دکان‌نو هم انجام می‌دهید: موجودی اول صندوق و مانده‌ی اول اشخاص را وارد می‌کنید و از همان روز فاکتور می‌زنید. حساب‌ها، مانده‌ها و سود را برنامه خودش نگه می‌دارد.